Was ist überhaupt eine Reisekostenabrechnung?
Und ist diese für dich als Freelancer überhaupt wichtig?
Hier erklären wir dir was eine Reisekostenabrechnung ist, woraus sie besteht und warum du sie als Selbständiger auf keinen Fall vernachlässigen solltest!
Beachte, die Reisekostenabrechnung eines Freelancers unterscheidet sich in manchen Punkten von der einer angestellten Person. Wir fokussieren uns hier auf Freelancer!
Die 4 Bestandteile einer Reisekostenabrechnung
1. Verpflegungskosten = Verpflegungsmehraufwand
Der wahrscheinlich aufwendigste Teil der Reisekostenabrechnung.
Sobald du als Selbständiger deine Hauptarbeitsstätte verlässt und dich über 8 Stunden beruflich außerhalb dieser aufhältst kannst du die Verpflegungspauschale geltend machen. Das ist z.B. auf dienstlichen Reisen der Fall.
Bei der Verpflegungspauschale handelt es sich um einen steuerlichen Aufwand, welchen du geltend machen kannst, da du dich nicht zu Hause verpflegen kannst und somit Mehrkosten entstehen.
Anstatt die exakten Summen von deinen Essensrechnungen zu summieren, vereinfacht der Staat dies durch Pauschalen.
2. Fahrtkosten
Die Kosten für deine Reise gehören natürlich auch zu deiner Reisekostenabrechnung.
Solltest du mit dem Flugzeug, Zug oder Bus gefahren sein, kannst du den Rechnungsbetrag absetzten.
Wenn du mit deinem eigenen Auto reist wird, je nachdem wie du dein Auto steuerlich führst, per Kilometersatz oder Pauschale abgesetzt. Informiere dich dazu am besten genauer über deine Steuerberatung.
3. Übernachtungskosten
Sobald du auswärts übernachtest fallen z.B. Hotelkosten an. Diese sind Teil deiner Reisekosten und können zu 100% abgesetzt werden. Wie immer musst du dafür natürlich die Rechnung aufbewahren.
4. Reisenebenkosten
Alle weiteren Kosten, welche auf deiner Reise entstehen, aber nicht in die drei vorherigen Kategorien fallen, gehören in diese Kategorie. Das können z.B. Parkplatzkosten, Mautgebühren, Gepäckkosten und vieles weitere sein.
Super, jetzt hast du erstmal einen Überblick!
Für deine Reisekostenabrechnung musst du jede Reise dokumentieren und belegen können! Wenn du das nicht sorgfältig tust, kann das Finanzamt bei einer Prüfung Bestandteile und Reisen nicht anerkennen, was dazu führt, dass du Geld nachzahlen müsstest. *Autsch*
Viele Personen führen deswegen z.B. eine Excel Liste in der sie jede Reise des gesamten Jahres auflisten (inklusive Abreiseort, -datum und -zeit, Ankunftsort, -datum und -zeit) und dokumentieren den Reisegrund mit der die Geschäftsreise nachgewiesen werden kann.
Ziemlich viel Arbeit, das geht auch einfacher!
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Du reist, Trace dokumentiert deine Reise und auf Knopfdruck hast du eine übersichtliche Reisedokumentation bei dir im Postfach. Und das Beste: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden direkt berechnet und das weltweit!
